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研修会のハイブリッド配信(登壇者が現地と遠隔)を行い、感じたこと

先日和歌山県立医科大学内で実施された研修会のハイブリッド・オンライン配信サポートを行いました。
ZOOMを使い、遠隔地にいらっしゃる登壇者さまのご講演を会場内に流したり、オンライン配信をご視聴になる参加者さまとの対応などをさせていただいたりなどがこの日のミッションでした。

打ち合わせ、会場でのリハーサルなどの準備段階で、担当職員の皆さま方や担当の先生方も大変ご協力的で熱心に私たちの話を聞いてくださいました。トラブル無く開催することができました。

・パネルディスカッションで現地にいる登壇者と遠隔地にいる登壇者がいるかどうしたらいいか?
・参加者さまには何分前から(オンライン上の)会議室に入っていただくか?
・当日会場内でのオペレーションは?
・会場にどうやって音を流すか?

などさまざまな懸案事項がありましたが、事前にそれぞれを一つずつシミュレーションしていくことでトラブルのない開催ができたと思います。

オンライン配信、特にハイブリッド型の場合は、遠隔からの登壇者にトラブルが起こった場合は(連絡手段どうする)?なども検討しなければなりません。確認事項マニュアルなどがあったらいいなと思ったので、うちでも作ってみたいと思います。

最近とてもZOOMやteamsでハイブリッド配信をするので手伝ってもらえないか?とお問い合わせが多いので、今回実際に行ってみて、感じたことをまとめておきます。

■トラブルのない配信をするためには
形にとらわれず、「滞りなく進行すること」を第一にプランニングすることが大切です。

「こういう形で画面を見せたい」「こうしたい」「この見せ方にならなければならない」と盛り込み過ぎると、すごく大変で、トラブルも発生しやすくなりますし(使うケーブルは1本でも減らしたほうがいい)、対応のためのサポートスタッフや機材もたくさん必要になります。

選択肢が複数あったとき、その中でいちばんトラブルがない、スムーズな方法を選んでいくことが無事に終わらせる最大のポイントだと思います。

今回はカメラ・マイクをパソコン内蔵のものを使うことで機材トラブルの可能性を減らすことと、パネルディスカッションでは遠隔地からの登壇者に合わせて会場にいる登壇者も全員が一人一台一部屋のスタイルで同じ条件で登壇することとしました。ZOOMの画面上はスポットライト機能で全員の画面を並べました。会場内ではその画面をスクリーンに映しました。

見栄えをよくしようとすると、例えばテレビスタジオのように現地の登壇者の並びにモニターがあって一人ひとり遠隔地の登壇者の顔が映る・・・などがいいのでは?と思いますが、それはとても機材も段取りも大変です。パソコンと通信環境を整えるだけでも一苦労ですので、最低限の力でできるところに水準を合わせるのがいいと感じます。

「参加者さまが気持ちよく登壇者の話を聞けること」が開催の目的であるので、予算や機材をおさえつつトラブルがない落とし所はどこか?探るのが無事開催へのいちばんの近道だと感じました。

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Crop万谷
Crop万谷
株式会社Cropの代表取締役、万谷絵美です。社内ではライター、ディレクター、プランナーを兼務しています。和歌山市出身、関西学院大学総合政策学部卒。
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